Apa Itu Offering Letter? Panduan Lengkap untuk HR dan Kandidat Kerja

Hai, kamu sedang mencari kerja atau merekrut karyawan baru? Pernah mendengar istilah offering letter tapi belum benar-benar paham? Artikel ini akan membahas secara menyeluruh, mulai dari definisi, fungsi, hingga contoh yang bisa kamu jadikan referensi.

Definisi Singkat Offering Letter

Offering letter, atau surat penawaran kerja, adalah dokumen resmi dari perusahaan kepada kandidat yang lolos seleksi. Di dalamnya terdapat rincian penting seperti posisi yang ditawarkan, gaji, tunjangan, tanggal mulai bekerja, hingga syarat lain yang harus dipenuhi.

Pentingnya Surat Penawaran Kerja

Setelah proses wawancara, sering kali kandidat masih bingung soal detail pekerjaannya. Surat penawaran kerja hadir untuk memberi kepastian dan menyamakan ekspektasi antara perusahaan dan calon karyawan.

Manfaat Bagi Perusahaan

• Dokumentasi resmi atas tawaran kerja.

• Meningkatkan citra profesional perusahaan.

• Bukti awal kesepakatan sebelum kontrak kerja dibuat.

Manfaat Bagi Kandidat

• Mendapat kepastian pekerjaan yang jelas.

• Mengetahui detail gaji, tunjangan, dan tanggung jawab.

• Bisa menjadi dasar untuk negosiasi sebelum tanda tangan kontrak.

Fungsi Utama dalam Rekrutmen

Beberapa fungsi penting surat penawaran kerja antara lain:

1. Menyampaikan tawaran kerja resmi.

2. Menjelaskan detail posisi dan tanggung jawab.

3. Menetapkan kompensasi dan benefit.

4. Menentukan tanggal mulai kerja.

5. Menunjukkan keseriusan perusahaan.

Elemen Penting dalam Surat Penawaran

Sebuah surat penawaran kerja umumnya memuat:

• Posisi atau jabatan yang ditawarkan.

• Gaji pokok dan tunjangan.

• Tanggal mulai bekerja.

• Jam dan lokasi kerja.

• Ketentuan tambahan (masa percobaan, cuti, dll).

• Batas waktu penerimaan tawaran.

• Kontak HRD untuk komunikasi lebih lanjut.

Contoh Format Offering Letter

[Contoh Offering Letter]

[Detail surat tetap sama seperti versi asli]

Cara Membaca dan Memahami Surat Penawaran Kerja

Sebelum tanda tangan, ada baiknya kamu:

• Membaca isi surat dengan teliti.

• Mengecek kesesuaian angka gaji dan tunjangan.

• Meminta klarifikasi jika ada hal yang kurang jelas.

• Mempertimbangkan budaya perusahaan, bukan hanya gaji.

• Melakukan negosiasi bila diperlukan.

Waktu Tepat untuk Negosiasi

Negosiasi gaji paling tepat dilakukan setelah menerima surat penawaran. Lakukan dengan sopan, gunakan data pengalaman dan riset pasar agar argumenmu lebih kuat.

Perbedaan Surat Penawaran Kerja dengan Kontrak

Offering letter adalah tawaran awal, sementara kontrak kerja merupakan perjanjian hukum yang lebih rinci dan mengikat. Biasanya kontrak ditandatangani setelah kandidat menyetujui penawaran awal.

Langkah Setelah Menerima Surat Penawaran

1. Membaca dan memahami seluruh isi surat.

2. Negosiasi jika ada hal yang belum sesuai.

3. Memberikan jawaban sebelum tenggat waktu.

4. Mempersiapkan diri untuk proses onboarding.

Kasus Khusus: Freelance dan Pekerja Kontrak

Untuk posisi freelance, surat penawaran kerja biasanya mencakup ruang lingkup pekerjaan, durasi kontrak, tarif, dan syarat tambahan. Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari.

Peran HR dalam Pembuatan Surat Penawaran

Tim HR bertugas memastikan dokumen ini akurat, sesuai aturan perusahaan, serta menjawab pertanyaan kandidat. Untuk mempermudah pengelolaan data dan rekrutmen, perusahaan bisa menggunakan software HRIS seperti PintarHR.

Dengan integrasi antara Kasir Pintar dan Blazwa, kini Anda bisa menjalankan broadcast promo langsung ke pelanggan Anda dengan lebih cepat dan mudah! Setiap data transaksi dan pelanggan yang tercatat di Kasir Pintar dapat langsung digunakan untuk mengirimkan promo, penawaran spesial, hingga informasi terbaru melalui Blazwa. Tanpa perlu repot ekspor data manual, Anda bisa meningkatkan engagement, mendorong repeat order, dan membuat bisnis Anda lebih berkembang hanya dalam beberapa klik!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi kasir seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

• Atur stok barang
• Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
• Laporan usaha lengkap
• Manajemen Pelanggan (CRM)
• Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Pintar HR: Aplikasi HRIS Modern, Praktis & Terjangkau
Kini tersedia di Playstore! Pintar HR bantu Anda kelola karyawan secara efisien lewat sistem cloud.
Cocok untuk UMKM hingga bisnis yang sedang berkembang.

Kenapa Pilih Pintar HR?
Harga hemat, mulai dari Rp 260/staf/hari
Diskon 50% untuk pengguna Kasir Pintar Pro
Fitur lengkap: absensi online, rekap kehadiran, hingga laporan gaji otomatis
Bebas stres saat penggajian akhir bulan!

Kelola SDM tanpa ribet. Cukup satu aplikasi, semua beres.
Kunjungi: pintarhr.com
Hubungi CS: 0895-4057-62478