Mengapa Potongan Gaji karena Keterlambatan Perlu Diatur?
Sebagai HR atau manajer, kamu pasti merasa frustrasi ketika ada karyawan yang sering terlambat. Keterlambatan yang tampak sepele ternyata bisa mengganggu alur kerja tim dan produktivitas perusahaan. Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu memiliki aturan yang jelas mengenai potongan gaji akibat keterlambatan.
Dampak Keterlambatan pada Kinerja Tim
Keterlambatan dapat mengganggu kinerja tim. Misalnya, jika satu anggota tim terlambat, maka proses kerja yang melibatkan dia bisa tertunda, dan ini memengaruhi seluruh tim. Dengan memiliki aturan potongan gaji yang jelas, perusahaan dapat mengurangi dampak negatif dari keterlambatan.
Perlunya Transparansi dalam Sistem HR
Transparansi dalam menetapkan aturan potongan gaji sangat penting untuk menghindari ketidakadilan. Jika aturan tidak tertulis dengan jelas, karyawan mungkin merasa diperlakukan tidak adil. Oleh karena itu, perusahaan harus membuat aturan yang transparan dan adil.
Aturan Ketenagakerjaan Indonesia tentang Keterlambatan
UU Ketenagakerjaan & PP 35 Tahun 2021
Undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia memberikan kebebasan bagi setiap perusahaan untuk menetapkan aturan internal, termasuk aturan tentang keterlambatan. Namun, perusahaan harus memastikan bahwa aturan tersebut adil dan tidak merugikan karyawan secara sepihak. Potongan gaji yang diberlakukan harus proporsional dengan keterlambatan yang terjadi.
Apakah Potongan Gaji karena Telat Itu Legal?
Potongan gaji akibat keterlambatan sah dilakukan selama ada dasar hukum yang jelas, seperti yang tercantum dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Hal ini membantu menciptakan kedisiplinan dan memastikan bahwa karyawan mendapatkan gaji sesuai dengan waktu kerja mereka.
Perbedaan Potongan Gaji dan Sanksi Disiplin
Apa Itu Potongan Gaji?
Potongan gaji adalah pengurangan gaji yang diterima karyawan karena keterlambatan atau ketidakhadiran mereka. Perusahaan mengurangi gaji sesuai dengan waktu keterlambatan, apakah dalam bentuk menit, jam, atau hari penuh.
Apa Itu Sanksi Disiplin?
Sanksi disiplin mencakup berbagai tindakan yang diambil terhadap karyawan yang melanggar aturan perusahaan. Selain pemotongan gaji, sanksi disiplin bisa berupa surat peringatan, skorsing, atau pemecatan.
Mana yang Lebih Efektif untuk Mendisiplinkan Karyawan?
Memilih sanksi yang tepat sesuai dengan jenis pelanggaran sangat penting. Potongan gaji efektif untuk keterlambatan ringan yang sering terjadi. Namun, sanksi disiplin lebih cocok untuk pelanggaran berat yang membutuhkan tindakan lebih serius.
Komponen Gaji yang Boleh Dipotong karena Telat
Gaji Pokok vs Tunjangan
Perusahaan biasanya memotong gaji pokok atau tunjangan tetap karyawan. Komponen seperti bonus atau THR umumnya tidak dipotong karena sifatnya yang tidak tetap.
Apakah THR atau Bonus Juga Bisa Dipotong?
THR merupakan hak karyawan yang harus diberikan sesuai ketentuan, sehingga perusahaan tidak boleh memotongnya meskipun karyawan terlambat. Namun, perusahaan bisa mempertimbangkan untuk mengurangi bonus yang bersifat prestasi jika keterlambatan memengaruhi kinerja karyawan.
Rumus Menghitung Potongan Gaji karena Keterlambatan
Rumus Per Menit
Untuk menghitung potongan gaji per menit, gunakan rumus berikut:
sqlCopyGaji per bulan / jumlah hari kerja / jumlah jam kerja per hari / 60 x jumlah menit telat
Rumus Per Jam
Jika keterlambatan dihitung per jam, rumusnya adalah:
sqlCopyGaji per bulan / jumlah hari kerja / jam kerja per hari x jumlah jam telat
Rumus Per Hari Kerja
Jika keterlambatan dianggap sebagai absen penuh (lebih dari 4 jam telat), rumusnya adalah:
sqlCopyGaji per bulan / jumlah hari kerja
Contoh Perhitungan Potongan Gaji
Studi Kasus 1: Telat 15 Menit
Gaji = Rp5.000.000
Hari kerja = 22
Jam kerja = 8 jam
Potongan:Rp5.000.000 / 22 / 8 / 60 x 15 = Rp71.022
Studi Kasus 2: Telat 1 Jam Lebih
Telat 1 jam 30 menit → hitung sebagai 1,5 jam
Potongan:Rp5.000.000 / 22 / 8 x 1.5 = Rp426.136
Studi Kasus 3: Telat Berulang Selama Sebulan
Telat total 4 jam
Potongan:Rp5.000.000 / 22 / 8 x 4 = Rp1.137.600
Apakah Perlu Sistem Presensi Digital?
Kelebihan Fingerprint dan GPS Check-In
Sistem presensi digital seperti fingerprint atau GPS check-in membuat absensi lebih akurat dan mengurangi kemungkinan manipulasi data. Dengan teknologi ini, HR dapat dengan mudah mengontrol keterlambatan dan mengurangi potensi kecurangan.
Mengurangi Kecurangan & Konflik HR
Sistem presensi yang canggih meminimalisir konflik dengan karyawan, karena data kehadiran tercatat dengan jelas dan tidak dapat dipalsukan.
Perlukah HRD Memberikan Toleransi Waktu?
Grace Period 5–10 Menit
Beberapa perusahaan memberikan toleransi waktu (grace period) 5–10 menit untuk keterlambatan. Hal ini membantu karyawan yang terjebak kemacetan atau masalah mendadak, tanpa langsung dikenakan potongan gaji.
Ketentuan Toleransi dalam Peraturan Perusahaan
Toleransi waktu harus tercantum jelas dalam peraturan perusahaan, termasuk berapa lama toleransi yang diberikan dan bagaimana dampaknya terhadap potongan gaji.
Tips Agar Karyawan Tidak Telat Terus
Sistem Reward & Punishment
Selain memberikan sanksi berupa potongan gaji, perusahaan juga bisa menerapkan sistem reward bagi karyawan yang selalu datang tepat waktu. Sistem seperti ini akan meningkatkan motivasi dan kedisiplinan karyawan.
Komunikasi Terbuka dan Coaching
Buka jalur komunikasi dengan karyawan yang sering terlambat. Tanyakan apakah ada masalah atau kendala yang mereka hadapi. Kadang, masalah pribadi bisa menjadi alasan keterlambatan, dan dengan pendekatan yang baik, kamu bisa membantu mereka memperbaiki kebiasaan tersebut.
Kesalahan Umum dalam Pemotongan Gaji Karyawan
Tidak Ada SK atau Perjanjian Tertulis
Salah satu kesalahan besar dalam pemotongan gaji adalah tidak adanya surat keputusan (SK) atau perjanjian tertulis yang mengatur potongan gaji. Hal ini bisa membuat karyawan merasa diperlakukan tidak adil.
Pemotongan Tanpa Perhitungan yang Jelas
Potongan gaji harus dihitung dengan tepat. Jangan hanya mengurangi gaji tanpa alasan yang jelas atau tanpa perhitungan yang akurat. Semua harus tercatat dan dapat dijelaskan.
Rekomendasi Format Notifikasi Potongan Gaji
Contoh Surat atau Email Resmi
cssCopyKepada Yth. [Nama Karyawan]
Sehubungan dengan keterlambatan Anda pada tanggal [xx-xx-xxxx], kami informasikan bahwa gaji Anda akan mengalami pemotongan sebesar Rp[xxx.xxx] sesuai dengan aturan yang berlaku.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Peran Software HRIS dalam Manajemen Keterlambatan
Otomatisasi Laporan Keterlambatan
Dengan menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System), HR dapat secara otomatis mengelola laporan keterlambatan karyawan dan menghitung potongan gaji tanpa kesalahan.
Integrasi dengan Payroll
HRIS juga dapat diintegrasikan dengan sistem payroll, sehingga proses perhitungan gaji dan pemotongan menjadi lebih efisien dan transparan.
FAQ Seputar Potongan Gaji karena Telat
Apakah Karyawan Bisa Menolak Potongan?
Karyawan dapat menolak potongan gaji jika tidak ada dasar hukum yang jelas. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki peraturan yang sah agar potongan gaji tidak ditentang.
Bagaimana Jika Telat karena Force Majeure?
Jika keterlambatan disebabkan oleh kejadian luar biasa (force majeure) seperti bencana alam atau kecelakaan, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk tidak memotong gaji karyawan tersebut.
Penutup: Bijak dalam Mengelola Disiplin Waktu
Potongan gaji karena keterlambatan bukan hanya tentang memberi sanksi, tetapi juga tentang menciptakan kedisiplinan yang sehat dalam organisasi. Jika aturan sudah jelas dan diterapkan dengan adil, perusahaan dan karyawan akan sama-sama diuntungkan.
Dengan integrasi antara Kasir Pintar dan Blazwa, kini Anda bisa menjalankan broadcast promo langsung ke pelanggan Anda dengan lebih cepat dan mudah! Setiap data transaksi dan pelanggan yang tercatat di Kasir Pintar dapat langsung digunakan untuk mengirimkan promo, penawaran spesial, hingga informasi terbaru melalui Blazwa. Tanpa perlu repot ekspor data manual, Anda bisa meningkatkan engagement, mendorong repeat order, dan membuat bisnis Anda lebih berkembang hanya dalam beberapa klik!
Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi kasir seperti Kasir Pintar
Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :
- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi
Pintar HR: Aplikasi HRIS Modern, Praktis & Terjangkau
Kini tersedia di Playstore! Pintar HR bantu Anda kelola karyawan secara efisien lewat sistem cloud.
Cocok untuk UMKM hingga bisnis yang sedang berkembang.
Kenapa Pilih Pintar HR?
✅ Harga hemat, mulai dari Rp 260/staf/hari
✅ Diskon 50% untuk pengguna Kasir Pintar Pro
✅ Fitur lengkap: absensi online, rekap kehadiran, hingga laporan gaji otomatis
✅ Bebas stres saat penggajian akhir bulan!
Kelola SDM tanpa ribet. Cukup satu aplikasi, semua beres.
🌐 Kunjungi: pintarhr.com
📞 Hubungi CS: 0895-4057-62478